12月16日各地区全役員の方向け説明会を以下の内容にて実施
1. PTA本部役員が選出された場合の地区PTAへのPTA本部からの活動依頼は実質的に「ゼロ」へ
役員決定後も地区活動の負担が大きいのではないかとのご懸念があるかと存じますが、来年度につきましては、組織の存続を最優先事項とし、地区PTAへの具体的な依頼内容を大幅に見直しております。
今年度（R７）の主な活動と来年度の変更点（R8以降）
- 登校班
- 作成・管理は学校による作成・管理を継続（R7年同様）
- 町別児童会
- 基本的に出席は不要。情報は配布物で周知する。
- 集団下校
- 付き添いは職員のみとし、安心の家の周知については各家庭にて通学路にある安心の家を一緒に確認していただく。
結論として来年度、本体PTAから各地区PTAへお願いする具体的な活動はなくなります。
2. 地区PTA 役員選出について（注意点）
昨年末の総会にて南小PTA組織内の役員選出については「くじ引きやノルマによる強制選出はしない」「不選出の場合は休会とする」ことが決議されています。選出方法は以下の通りです。
◆ 地区PTA役員主導の下で選出する 各選出役員につきましては、あらかじめ仕事内容を明確にご案内したうえで選出を行ってください。役をお引き受けいただいた後に、「このような内容とは思っていなかった」といったことが生じないよう、業務内容の説明を十分に行っていただきますようお願いいたします。 なお、組織再編に伴い、地域見守り委員は廃止する予定です。 ※区PTA会長・幹事が選出されなかった場合については休会となります。
◆ PTA本体主導で選出する 1月9日（金）までに、各選出役員の仕事内容を整理した資料を作成のうえ、PTA総務委員へ提出してください。 なお、1月中に立候補を募集し、選出を行う予定です。 ※区PTA会長・幹事が選出されなかった場合については休会となります。
3. 個人情報について
今年度、過去のPTA会員の個人情報につきましては、各地区において破棄していただいております。 そのうえで、今年度の会員名簿を各地区会長・幹事の皆さまに共有しております。 なお、共有にあたっては、年度末に回収すること、ならびに他団体へ共有しないことについてご了承をいただいております。 来年度の会員名簿につきましては、R8年度4月中を目途に、R7年度を含む過去の加入者リストを破棄していただいた各地区会長・各町幹事の皆さまへ共有する予定です。
4. 地区PTA会費について
地区PTA会費の集金対象者は、来年度の地区PTA会員名簿に氏名が記載されているご家庭に限ります。 また、会費の支出につきましては、PTA保険の適用範囲内となる地区PTA活動にのみ充当するものとし、PTA保険適用外となる地区の祭りや行事等には使用しないでください。
※注意 地区行事において別途集金が必要となる場合、PTA会員名簿を基に集金を行うことは法令違反となります。必ず、当該行事の担当団体において、適切に個人情報を取得したうえで集金を行ってください。
5. 来年度の地区PTA活動への保険の適用準備について
PTA保険提供会社が定める保険適用条件として、総会において承認を得ている活動・行事であることが求められております。南小PTAにおいては、5月開催予定の南小PTA総会において、各地区の保険適用範囲となる活動についても承認を得る必要があります。
そのため、各地区におかれましては、来年度に予定している1年間の活動・行事についての計画書を、4月初旬までにご提出くださいますようお願いいたします。 ※来年度の各地区PTA会長または幹事の方へ、計画書提出の準備を進めていただくようご依頼ください。
【保険適用範囲の定義】 保険の適用対象となるのは、企画から実施までを地区PTAが管理責任をもって行う行事・活動に限られます。各町内会等が主催するお祭りや行事は、保険適用の対象とはなりません。
6. 継承団体立ち上げや業務の他団体への移行について
各地区の判断により継承団体を新たに立ち上げる場合においては、現行のPTA会員名簿を利用することは一切認められておりません。また、地域移行に伴い、地区内で行事を担当する役員をPTAとは別に選出する場合においても、同様にPTA会員名簿を利用することはできません。 本件につきましては、PTA本部よりその旨を周知したうえで各地区に共有しており、あわせて管理責任者の方には確認のうえ記名をいただいております。 なお、不正な個人情報の取り扱いが確認された場合には、法令に基づき、国の行政機関である個人情報保護委員会への報告が義務付けられておりますので、十分にご注意ください。
＜ご質問と回答＞
以下は事前にいただいたご質問への回答になります。
Q1．少人数地区（1〜2世帯）となり、活動が困難になった場合はどうなりますか？
A． 現時点では具体的な対応策は決まっていませんが、隣接地区との合併や協力活動が想定されます。 その際、本体PTAとして組織再編を行うかどうかは、その年度のPTA会長および三役の判断となります。 現状では、「町別児童会」の枠組みの中で統廃合を行う形が最も現実的であると考えられます。
Q2．地区組織へ移行後、隣接地区との調整役は誰が担うのですか？
A． これまで本体PTAが調整した事例は確認されていませんが、PTA組織内の課題であるため、対応が必要になった場合は、総務委員会にて検討し進めることになります。
Q3．調整役が不在になることで、地区が孤立しませんか？
A． 登校班については、今年度より学校管理となっているため、地区PTAで対応する必要はありません。 また、保険適用行事については、運営が困難な場合や代表者が立たない場合には「休止」となります。 各活動については、「子どもにとって必要」と判断される場合に、どなたかが代表者（区会長・町幹事）として主体的に実施することが組織のルールです。
Q4．地区PTAが「活動しない」と選択した場合、どうなりますか？
A． 地区PTAは「廃止」または「休会」を選択することができます。 「休会」を選択した場合、組織は消滅せず存続しますが、休会状態が数年続く場合には、「廃止」を含めた今後のあり方を検討する必要があります。
Q5．活動がなくても代表者（区会長・幹事）は必要ですか？
A． 活動がない場合には、責任者を置く必要はありません。そのため、代表者を選出する必要もありません。
Q6．活動しない場合でも、PTAに在籍し続けることはできますか？
A． 地区PTA会員は、地区の会員である前に「南小学校PTAの会員」です。 地区PTAが休止していても、本体PTAの会員であることに変わりはありません。 なお、本体PTAに所属せずに地区PTAのみに加盟することはできません。
Q7．役員が1人も決まらなかった場合、問題はありますか？
A． 本体PTAから地区PTAに対して、活動や役割をお願いすることはありません。 そのため、地区の保険適用行事が実施できないことを除き、組織として大きな問題はありません。
Q8．役員がいない地区への連絡はどうなりますか？
A． 来年度以降も、本体PTAからの連絡は、全会員向けに配信等を用いて行います。 地区個別の連絡が必要な場合でも、全会員向けに共有する形を取る可能性があります。 ※現在、PTA独自の配信ツールを検討中です。
Q9．役員不在地区の窓口は、本部が対応しますか？
A． PTA活動に関する事項については、本体PTAが把握・対応する必要があるため、窓口は本体PTAが担います。
Q10．移行期間中、地区PTAに最低限求められる役割は何ですか？
A． 本体PTAから地区PTA役員に対して、必須の役割を求めることはありません。 各地区において、PTA保険適用範囲内の活動に専念していただければ問題ありません。
Q11．地区で対応が難しい場合、本部はどこまで支援してくれますか？
A． PTA活動の範囲内であれば、本体PTA（三役）が全面的にサポートします。
Q12．PTA行事を地区組織へ移行する基準はありますか？ A． 地区ごとに実情が異なるため、一律の基準を設けることは困難です。 ただし、「PTAとして活動できるのは、PTA保険の適用範囲内に限る」という点が基本ルールとなります。 地区によっては、地区PTAを廃止し、地区子ども会などの別組織で活動を行う、または行事自体を廃止する判断も考えられます。
Q13．「なぜ今までPTAでやっていたことを地区が担うのか」という疑問への説明は？
A． これまで保険適用外でありながら地区PTAが担ってきた行事については、最終責任をPTA会長が負うことができません。 そのため、「PTA役員」「PTA会員」として請け負うことはできません。 例：保険が適用されない状態で地区PTAがどんど焼きを実施し、事故が発生した場合、最終責任はPTA会長が負うことになります。
Q14．地区PTAを休止・廃止する場合、会費や物品はどうなりますか？
A． PTA組織は単年会計が原則です。繰越金については、現会員の皆さまで処理方法を決定します。
【処理手順】
- 当年度の決算を完了
- 清算人を決定（当年の幹事・会計が望ましい）
- 処理方法を会員へ提案
- 地区PTA総会で承認
- 実施
【処理方法の例】
・ 本体PTAへ吸収依頼
・ 当年度中に使い切る（記念品配布など）
・ 「子どもの健全な成長」を目的とする継承団体へ引き継ぐ
・ 返金（繰越金が多い場合は困難な場合あり）
※物品についても、上記に準じて対応おねがいします。
【重要】
来年度の下諏訪南小学校PTA活動および地区PTA活動について
現在、来年度のPTA三役（会長・副会長・会計長）の選出において、立候補者はおらず、推薦対象者も数名という状況にあります。12月17日（水）には推薦対象者向けの説明会を開催予定ですが、もし役員が決定しない場合、来年度のPTA活動は「休会」となる可能性があります。
つきましては、以下の重要な2点についてご理解とご確認をお願いいたします。
1. 地区PTA活動もすべて停止となります
地区PTAは、南小学校PTAの会則上、組織内の一部会として位置づけられています。そのため、本体である「南小学校PTA」が休会（責任者不在）となった場合、各地区のPTA活動も連動して一切実施できなくなります。
2. PTAとして地区PTAが独自に活動した場合、万が一の事故に対する「保険」が適用されません
長野県PTA連合会が提供する保険について保険提供会社に確認したところ、「会長が不在（組織が正常に運営されていない）状態では保険が利用できない」との回答がありました。 そのため、活動中に事故や怪我が発生しても、補償を受けることができません。責任者が不在の状態で活動を継続することは万が一の補償がなく、行事を行った個人に多額の賠償責任がかかる可能性を含む極めて危険なじょうたいのため、PTAとして活動はできません。 どうしても毎年地区PTAとして活動していた行事を実施したい場合には、各地区にてPTAではない活動母体を立ち上げる等の対応をしてください。