保護者の皆様におかれましては、日頃より当PTAの活動にご理解とご協力を賜り、厚く御礼申し上げます。 当PTAは令和8年度より休会期間に入りますが、当会会計に関して令和6年度会計担当者へ引き継ぎを進める中で、過去の会計運用において不備が確認されました。 保護者の皆様にはご心配をおかけしておりますこと、執行部一同、深くお詫び申し上げます。

本件につきまして２年間に渡り、現執行部として事実確認と原因究明を行ってまいりました。今年度末をもって当会の活動が休止となるため、以下の通り客観的事実と当会の見解をご報告し、組織としての最終報告とさせていただきます。

1. 確認された客観的事実について 過去の会計記録および現金の保管状況を精査した結果、以下の2点が確認されております。

• 一部証憑類（領収書等）が保管されていない事実
  令和2年度および3年度の決算の根拠となる証憑類が、令和６年度４月１日から現時点において当会に保管されておらず、所在が確認できない状態となっております。
• 帳簿記録と実際の現金保管状況の乖離
   過去のPTA会費の残金を「周年基金」へ組み入れる処理が行われていたものの、実際には当該資金（52万円以上）が銀行口座に預入されておらず、現金の状態で学校の金庫内に長期保管されていた事実が確認されました。

2. 発生の根本原因（明確な会計ルールの不在と組織の構造的課題）
なぜこのような事態が生じたのか調査と協議を重ねた結果、当会は「過去の役員個人の責任ではなく、正式な会計ルールやマニュアルが存在しないまま、大切な公金の管理を会計知識のない素人でも会計役員となるボランティアに丸投げしていたPTAの仕組み自体に根本的な原因があった」という結論に至りました。

これまで当会には、現金の取り扱い手順、証憑類の保管期間、引き継ぎの絶対的ルールなどを定めた「会計細則」が存在しませんでした。その結果、複数名でのチェック機能が働かず、担当してくださった役員の善意と個人のやり方に過度に依存する「属人的な運用」を強いる環境となっておりました。 明確なルールがない中で、多額の会費の管理という重責を過去の役員の方々に負わせてしまっていた組織のあり方そのものが、今回の不備を招いた最大の要因であると猛省しております。

3. 現執行部の対応と、本件の調査終了について
上記の見解に基づき、本件は「ルール違反」ではなく「ルールの不在」によって引き起こされた構造的な問題であるため、これ以上過去に遡って特定の役員個人に責任を問うことや、個別の事実解明を行うことは適切ではないと判断いたしました。 休会に向けた移行期が目前に迫る中、現体制としての本件に関する内部調査および過去への遡及対応は、本報告をもってすべて終了とさせていただきます。

4. 再発防止に向けた「会計細則」の新規策定と今後の運用
二度と役員に過度な負担とリスクを負わせず、また大切な会費を確実に守るため、現執行部が担当した令和6年度および7年度の会計においては事前の決裁と証憑類の保管を徹底してまいりました。 さらに、次世代へ同じ問題（ルールの不在）を引き継がせないための恒久的な対策として、新たに「下諏訪南小学校PTA 会計細則」を策定し、令和8年4月1日より施行することといたしました。 本細則では、特定の個人に負担と権限が集中することを防ぐ体制づくり、事前の伺いの徹底、証憑類の7年間保管義務、現物確認を伴う引き継ぎの義務化などを厳格に定めております。
（※細則の全文につきましては、会計細則をご確認ください）
会計細則→https://shimosuwaminami.com/?page_id=561

休会期間中における残金の管理、および将来的にPTA活動が再開される際にも、誰もが適正かつ安全に会計を担えるよう、本細則を今後の絶対的な運用基準として次世代へ確実に申し送ります。

本件につきまして、保護者の皆様にご心配をおかけしましたことを重ねてお詫び申し上げます。現執行部としては、過去の組織的課題を清算し、この新ルールの策定をもって皆様への責任を果たしてまいる所存です。